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内定連絡(承諾・辞退・保留)の印象のよい伝え方は?

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企業からもらった内定を、承諾するか、辞退するか、それとも一旦保留にするか。それぞれの連絡を印象よく企業に伝えるための、伝え方とポイントを確認しておきましょう。

基本はどんな連絡もなるべく早く!

印象のよい内定連絡の伝え方の基本は、それが内定承諾であれ、辞退であれ、保留であれ、「とにかくなるべく早く、企業に電話で連絡をする」です。内定連絡は重要な連絡ですので、メールよりも、直接話ができる電話のほうが望ましいと言えます。

  • 最終面接の直後にその場で内定が出る。
  • 最終面接の後、数日たってから電話で連絡がくる。
  • メールで内定通知書が添付されてくる。

など、企業によって「内定の出し方」は様々ですが、どの手段であっても、その連絡をもらったその日のうちに、何らかの形で内定のお礼と共に、すぐに返事ができる状況でないならば、「いつまでに返事をするのか」を連絡しておきましょう。この最終的な回答期限もあまり遅くならないほうがよく、できれば3日以内程度、遅くとも1週間以内を目安に設定してください。

「内定承諾」は前向きな意欲と共に

「内定承諾」するならば、もっとも印象の良い伝え方は、やはり「その場で快諾」です。

人事担当者にも感情がありますから、その場で「ぜひお願いします!」と快諾してもらえれば、素直に嬉しいもの。そしてそれは、担当者から人事部長や直属の上司、役員や経営者にも伝わり、「今度中途入社してくる人は、とても前向きだ」「内定を喜んでくれている」「いい人が入ってくれる」と、あなたに対する好意的な印象が入社前に社内に広がっていくでしょう。

「今度入社する人は、入社に意欲的」と聞けば、配属先となる職場もあなたの入社に対して好意的になります。そしてすでに職場が、あなたの受け入れに好意的であれば、入社後もより早く職場に馴染めますし、コミュニケーションもとりやすくなり、仕事もやりやすくなる…といいことづくめなのです。

なぜなら内定承諾の返事の仕方一つが、入社後にも影響するというのは決して大げさな話ではありません。そのためにも内定承諾は、できる限りメールではなく電話で連絡してください。電話のほうが、声の表情から、あなたの前向きさや内定の喜びをよりストレートに伝えられるからです。

「その場で快諾」が難しくても、承諾するのであれば、早ければ早いほどよいのはいうまでもありません。そのためにも、第一志望の会社ならば最終面接が決まったら、確認できる情報(他社との比較、公開されている待遇条件など)は確認する、パートナーや家族とも「内定が出たらどうするか?」という話を具体的にしておく等、内定条件を確認したらすぐに返事ができるよう、準備を進めておきましょう。

「内定保留」は誠意を込めて

「家族と相談したい」「他社の選考を待っている」など、回答を待って欲しいときには、極力電話でその旨を伝えましょう。メールよりも電話のほうが、相手に誠意が伝わるからです。「今現職で、仕事中は私用の電話ができない」等、やむをえない場合はメールでも大丈夫ですが、「待たせてしまって申し訳ない」という気持ちが伝わるような文面を心がけてください。

内定保留の連絡で重要なのは

  • 入社意欲が低いわけではなく、前向きな入社意欲はあること。
  • 納得して入社するために、しっかり比較検討をしたいこと。

という気持ちを伝え、回答期限を自ら具体的に設定することです。

企業は、ある程度の保留期間は前提として考えてはいるものの、それでも内定を出したのに「待ってください」と言われたら、「面接では前向きなことを話していたけれど、本当は入社意欲が低いのではないか?」と不安になります。その企業の不安をできる限り払拭できるようにするのが、内定保留の連絡のポイントなのです。

そして、自分で決めた回答期限は、必ず守るようにしてください。もし第一志望の選考結果を待っている場合には、

  • 「他社から内定を頂き、●月×日が回答期限なのですが、御社が第一希望なので、それまでに結果をいただくことはできないでしょうか」

とお願いし、期限までに回答できるように環境を整えましょう。今選考中の企業が、あなたを評価し採用したいと思ってくれているならば、それまでに何らかの結果を出してくれるはずです。

ただ、「一旦保留にした」ということで、企業からの印象は多かれ少なかれマイナスになるのは否めません。

その後入社するのであれば、内定承諾時の印象が良いほうが自分にとってもプラスになるのは前述の通り。この内定承諾時の印象は、あなたが思っているよりも長く残りますので、どちらかといえば入社する可能性が高いのであれば、「他社の選考を待っている」以外の理由ならば、極力「保留」しないで済むように最終面接後に必要な確認を済ませておいたほうが賢明です。

そして内定保留後に、内定を承諾する場合は電話で、回答を待ってもらったことへのお礼と、前向きな意欲を伝えるようにしましょう。メールよりも電話のほうがよいのは、声で感謝の気持ちや待っていてもらって申し訳ないという気持ち、そして入社への意欲が伝えられるからです。

やむを得ずメールになってしまう場合でも、いつもの自分のテンションよりも3割増くらいで伝えるようにしてください。「保留」でマイナスになった印象を、前向きな意欲を伝えることでしっかり挽回していきましょう。

「内定辞退」は感謝とお詫びの気持ちを込めて

内定辞退は、「辞退しよう」と意志が固まった時点で速やかに連絡します。企業はあなたの回答を待っている間、他の選考をストップさせていますので、辞退するならばできるだけ早く伝えるのがマナーと心得ておきましょう。

ただし、「選考での印象が悪かった」など、内定が出る前から「内定もらっても、辞退しよう」とほぼ意志が固まっているケースもあると思います。いくら辞退連絡は早い方がいいからといっても、内定連絡をもらったその場で断るのはさすがに失礼になってしまいますので、23日保留にし、「考えた結果」で辞退するようにしましょう。

連絡手段は、電話のほうが望ましいですが、メールでも問題ありません。内定へのお礼と回答を待ってくれたお礼を伝えると共に、辞退の理由をきちんと伝えましょう。辞退の理由は、「他にやりたいことがある」「家族に反対されてしまった」等、自分側の問題であるとし、お詫びの気持ちを合わせて伝えてください

ライター紹介

小松紀子

http://r09.jp/

株式会社アールナイン

一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会

1997年国際基督教大学教養学部卒業。

大手人材紹介会社で人事、経営企画、キャリアアドバイザーを経験。在職中、転職希望者へのサービス向上プロジェクトや、ナレッジマネジメントプロジェクトなど多くの全社プロジェクトに参画する

現在は株式会社アールナインの広報及び一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会の広報を担当しながら、中小企業への就職・転職促進を目的とした情報サイト「信州人キャリアナビ」にて数多くの経営者・キャリアインタビューを通じ、地方中小企業の情報発信、採用支援を手掛けている。

アールナイン:http://r09.jp

国際キャリア・コンサルティング協会:http://icca-japan.or.jp


株式会社アールナイン

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