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退職時の挨拶のマナーとは?

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退職が決まったら、お世話になった先輩や上司、取引先、顧客企業への退職の挨拶が必要です。今までの感謝の気持ちを伝え、これからもいい関係が続いていけるよう、退職時の挨拶のマナーを確認しておきましょう。

退職の挨拶のタイミングは?

退職の挨拶は、退職届が受理されて、退職日が正式に決まってから行います役職や年次が上の人、お世話になった方から挨拶をしていきましょう。

顧客や取引先企業など社外の関係者に対しては、退職日が決まり、さらに後任が決まってからご挨拶します。関係性が深ければ、後任と一緒に挨拶に伺いますが、メールや電話で済ませても問題ないケースもありますので、迷った場合には上司に確認してください。

いずれも、退職日の1週間前くらいまでには一通りの挨拶が終えられるようにスケジュールしていきます。そして退職日の当日は、特にお世話になった方に対して「本日が最終出社になります」と改めてご挨拶にいきます。事前の連絡と、当日の挨拶と2回挨拶をすることで、お世話になった感謝の気持ちも伝わりますので、退職当日は挨拶の時間をとれるように段取りを組んでおきましょう。

退職の挨拶は誰に対してすべき?

挨拶をしておきたい相手は、社内外の「お世話になった人」が対象となります。すでに退職した先輩やかつての上司、仲の良い同僚や、顧客や取引先企業など、挨拶先をリストアップしておくとよいでしょう。

退職の挨拶はメール?電話?会って直接話す?

退職の挨拶は、人生の節目となるとても大切な挨拶ですから、本来ならば直接会って伝えるのがマナーです。特に、社内でお世話になった上司や先輩など、目上の人に対しては、できる限り直接会って、これからの進路と今までの感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

ただし、遠方にいたり、忙しかったりと直接会って時間が取れないケースも多々あると思います。タイミングを逃してしまって、挨拶が遅くなってしまうのは失礼になりますので、その際はメールでご挨拶するようにしましょう。

メールで退職の挨拶をするときに気をつけたいこと

本来ならば、会って伝えるべき内容なので、メールでもその気持ちが伝わるように、文面を意識する必要があります。もともとメールには、表情や声のトーンがわからない分、感情が伝わりにくいという特性がありますので、それを考慮し、いつもの自分よりも3割増しぐらいのテンションで心を込めて書きましょう

退職の挨拶のメールに盛り込む内容は、以下の5つです。文例も紹介いたしますので、迷ったら参考にしてみてください。

【退職の挨拶のメールの構成】

  1. 「○月末で退職することになりました」という退職の連絡
  2. メールでの挨拶になってしまったことのお詫び
  3. 個別のエピソードを盛り込んだ、今までの感謝の気持ち
  4. 相手への気遣い
  5. 今後の連絡先(プライベートのメールアドレスと、携帯電話番号など)

 

【メール文例】

おつかれさまです。法人営業部第一課の大野です。

突然の連絡となり、大変恐縮ではありますが、この度一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶になってしまいました失礼をお詫び申し上げます。

××部長には、入社当初から業務を通して、本当に多くを教えていただきました。社会人としてどのように仕事に向き合うべきか、××部長の教えが今の私に大きく影響しており、学ばせていただいたことを心から感謝しています。

今後はこの学びを活かし、さらに精進していく所存です。

改めて××部長の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になります。何かありましたらこちらへご連絡いただけますようお願い申し上げます。

※連絡先

 

退職の挨拶で伝えるべき内容は?

「直接会う」「電話で伝える」「最終日に、朝礼などで挨拶をする」など、口頭で退職の挨拶をするシチュエーションはいろいろありますが、いずれの場合も退職の挨拶で伝えるべきポイントは同じで、次の3つになります。

【退職の挨拶で伝えるべきポイント】

  1. 「○月末で退職することになりました」という退職の連絡
  2. 個別のエピソードを盛り込んだ、今までのお礼
  3. 「今後も変わらぬお付き合いをお願いいたします」という今後の関係性への前向きな気持ち

退職の挨拶は、関係者に対して今後の進路を報告するとともに、お世話になった感謝の気持ちを伝えるものですので、「どんなことに対して感謝しているのか」という具体的なエピソードを相手や状況に合わせてそれぞれ盛り込んで伝えるようにしましょう。

朝礼や納会など、皆の前でスピーチをする際には、最後の挨拶と言ってもあまり長くなりすぎないよう30秒から1分程度に収まるようにまとめるのがポイントです。また、最終日に職場でみんなの前で話すような機会がない場合には、終業時間の直前に退職の挨拶メールを配信するのもよいでしょう。

このときに退職の理由については、「一身上の都合」とし、具体的な理由を語る必要はありません。「結婚のため」「介護のため」など事実ではないことをいってしまうと、あとで辻褄が合わなくなったときに気まずい思いをする可能性がありますので、そのような理由でなければ退職できないような特別な事情や環境でもない限り、退職理由はぼかしておくのが賢明です。

また、一般的には次の転職先も言わず、もし聞かれたとしても「〇〇関係の仕事に」と、具体的な社名を明らかにしないほうが無難です。ただし、特に仲のよかった同期やお世話になった上司など、「具体的な社名を言わないほうが不自然」というような信頼関係がある場合には、この限りではありません。

退職の挨拶で気をつけたいのは、その場の空気が重くなったり気まずくなったりしないことです。そのためにも、ネガティブな発言としんみりした話は控え、たとえあまり印象がよくなかった職場であっても、恨みや愚痴は心にしまい、「立つ鳥跡を濁さず」で穏やかに退職していきましょう。

最終日にお菓子などは配ったほうがいい?

最終日に、職場で今までお世話になった感謝の気持ちを込めて、お菓子を配るケースもあります。お菓子を配るとより感謝の気持ちが伝わりますが、配らなかったとしてもマナー違反というわけではありません。

ただし、慣習でお菓子を配ることになっている場合や、退職祝いや寄せ書きなどを用意することが慣習になっていてこの後送別会でもらうことがわかっているような場合は、お返しの気持ちも込めて配ったほうがよいでしょう。

退職は人生の大きな節目の1つです。次のステージへ心新たなスタートが切れるよう、気持ちの良い退職を迎えられるようにしましょう。

ライター紹介

小松紀子

http://r09.jp/

株式会社アールナイン

一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会

1997年国際基督教大学教養学部卒業。

大手人材紹介会社で人事、経営企画、キャリアアドバイザーを経験。在職中、転職希望者へのサービス向上プロジェクトや、ナレッジマネジメントプロジェクトなど多くの全社プロジェクトに参画する

現在は株式会社アールナインの広報及び一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会の広報を担当しながら、中小企業への就職・転職促進を目的とした情報サイト「信州人キャリアナビ」にて数多くの経営者・キャリアインタビューを通じ、地方中小企業の情報発信、採用支援を手掛けている。

アールナイン:http://r09.jp

国際キャリア・コンサルティング協会:http://icca-japan.or.jp


株式会社アールナイン

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