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ミスなく、漏れなく!最後に差がつく退職引き継ぎのポイント!

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退職が決まった日から始まるのが、担当業務の引継ぎの準備です。自分が退職した後も、業務が滞りなく進められるようにしておくことは、今の職場での最後の重要任務。ここでスムーズな引継ぎができれば、退職日も気持ちよく送り出してもらえます。

時間がなくてバタバタと退職してしまい、十分な引継ぎができずに後任者が困ってしまった…ということがないよう、引継ぎは次のポイントを押えながら進めていきましょう。

1)引継ぎに必要な資料を準備する

最初に行うのは、引継ぎ用資料の作成です。引継ぎは、退職日までどんなに時間がなかったとしても、必ず引継ぎ資料を用意しましょう。

一緒に業務を行い、口頭で説明しながら引継ぎを行うケースもありますが、このタイプの引継ぎではその場では理解したと思ってもすぐに忘れてしまい、ミスや漏れがどうしても出てしまいます。また、口頭の説明だけでは業務の全体像が見えにくいため、業務の把握や習得に時間がかかってしまうことも予想されます。そのため、引継ぎには資料が不可欠なのです。

ミスなく漏れのない引継ぎのためには、

  1. 引継ぎの資料をもとに、業務全体の流れを一度打ち合わせする。
  2. 実際に業務を一緒に行いながら、わからない点やつまずく点などを解消し、引継ぎの漏れを確認していく。

というプロセスが必要になりますので、後任者が決まっていなくとも、決まったらすぐに引継ぎができるように資料の準備だけは始めておいてください。

引継ぎに必要な資料は職種によって異なりますが、次のような資料を準備しましょう。

【引継ぎ時に必要な資料】

  1. 年間の業務スケジュール
  2. その業務スケジュールに沿った各業務のタスクリスト
  3. 各業務のマニュアル
  4. 資料や過去のデータの保管場所一覧
  5. 顧客や外注先など社外の連絡先一覧
  6. 業務で使用していたテンプレートなど

特に「3.各業務のマニュアル」をまとめる際には、手順だけではなく、いつどんなタイミングで、(社内外の)誰と協働しながら進めるのか?を明確にしておいてください。業務マニュアルというと、業務の手順をまとめることをイメージしがちですが、仕事は一人で進められるものばかりではありません。「誰とどのように進めるか」という情報もスムーズに業務を行うには大切な情報なので、マニュアルには忘れない記載しておきましょう。

また、業務によっては図解したほうがわかりやすいものもあります。「後任者が短期間で業務の理解を深めるにはどうすればよいか?」という視点から、担当する職種毎に必要なものをまとめてみてください。

引継ぎは「経験則」も漏れなく伝えられるように

引継ぎの資料ができ、後任者が決まったら引継ぎのミーティングを行います。いきなり業務を一緒にしながら引き継ぐのではなく、時間をとって業務の全体像を説明しておいたほうが、後任者も業務の理解がしやすいからです。

この引継ぎミーティングでは、準備した資料を説明していきますが、その時にぜひ一緒に引き継いでほしいのが、あなたが業務を行う上で身に付けた「業務を進めるためには欠かせない、ちょっとした経験則」です。

たとえば、

  • 「ここの企業は、営業部の××課長がキーパーソン」
  • 「この分野は社内の●●さんが詳しいから、何かあると相談するといい」
  • 「この企画を通すには△△部長への根回しが必要。事前に相談しておくと、仕事が進めやすくなる」
  • 「★★課長への提案はデータをしっかり出すことが大切」

など、それぞれの業務にマニュアルまではいかないけれど重要な経験則があれば、それもきちんと伝えていきましょう。

1~2週間程度は一緒に業務を行えるのが理想

丁寧な引継ぎ資料を作り、ミーティングで詳しく伝えても、すぐに後任者がスムーズに業務を始められるわけではありません。実際の業務をやってみなければわからないことも、ミーティングで確認し損ねたことも、たくさん出てくるからです。

また、後任者が理解したつもりでいても、実際にやってみるとつまずいたり、やり方が異なっていたりすることもあるので、一緒に業務を行って後任者の理解を確認していくと、ミスや漏れがなくなっていきます。

以上を踏まえると、退職日まで12週間は一緒に仕事をし、引き継ぎの資料に補足説明ができるのが理想です。

退職日までのスケジュールがタイトなケースや、後任者がなかなか決まらず、一旦上司が引き継ぐケースもあり、余裕を持った引継ぎはなかなか難しいこともありますが、数日間だけでも「業務を一緒に進めながら、細かい引継ぎ情報を共有する」時間をつくれるよう、退職日までのスケジューリングをしてください。

引継ぎの時間が十分とれないまま退職日が迫ってしまい、中途半端な引継ぎになってしまうと、後任者も困りますし、周囲にも迷惑をかけてしまいます。スムーズな引継ぎで後任者が業務の理解度を十分に深められるよう、考慮していきましょう。

ライター紹介

小松紀子

http://r09.jp/

株式会社アールナイン

一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会

1997年国際基督教大学教養学部卒業。

大手人材紹介会社で人事、経営企画、キャリアアドバイザーを経験。在職中、転職希望者へのサービス向上プロジェクトや、ナレッジマネジメントプロジェクトなど多くの全社プロジェクトに参画する

現在は株式会社アールナインの広報及び一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会の広報を担当しながら、中小企業への就職・転職促進を目的とした情報サイト「信州人キャリアナビ」にて数多くの経営者・キャリアインタビューを通じ、地方中小企業の情報発信、採用支援を手掛けている。

アールナイン:http://r09.jp

国際キャリア・コンサルティング協会:http://icca-japan.or.jp


株式会社アールナイン

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